Waarom een eigen checklist
De standaard migratiechecklist die Microsoft aanbiedt is goed, maar generiek. In de praktijk lopen migraties vast op details die niet in de documentatie staan: een verkeerd geconfigureerde spamfilter, een mailregel in een oude mailbox die niet meer doorfiltert, een gebruiker met een personal archive van zestig gigabyte. De onderstaande checklist is opgebouwd uit echte projecten.
Voorbereiding
Voordat er één mailbox gemigreerd wordt, moeten de volgende zaken kloppen. Doe dit minstens twee weken voor de eerste cutover.
Controleer het DNS-recordplan. MX, SPF, DKIM en DMARC moeten klaarstaan om op het juiste moment te worden omgezet. Veel migraties lopen vast omdat de TTL op MX-records te hoog staat. Zet de TTL minstens 72 uur van tevoren terug naar 300 seconden.
Inventariseer mailflow-afhankelijkheden. Welke applicaties versturen mail namens de organisatie? Denk aan ERP-systemen, HR-portals, scan-to-mail printers. Elk van deze systemen moet een eigen connector of app-registratie krijgen met de juiste authenticatiemethode. Basic auth is niet meer toegestaan, dus plan de overgang naar OAuth of SMTP AUTH met app-wachtwoorden.
Breng de mailbox-grootte in kaart. Mailboxen boven de vijftig gigabyte kunnen niet in één sessie gemigreerd worden. Plan voor deze gebruikers een pre-stage migratie, waarbij de inhoud alvast grotendeels wordt gesynchroniseerd in de weken voor de cutover.
Tijdens de migratie
Gebruik migration batches per afdeling, niet per tijdzone of per locatie. Een afdeling deelt vaak distributiegroepen, gedeelde agenda's en gedeelde mailboxen. Door een afdeling in één batch te migreren, voorkom je agenda-conflicten tussen bron en doel.
Monitor dagelijks op BadItems en LargeItems. Dit zijn mailitems die niet konden worden gemigreerd. Veel organisaties accepteren de standaard tolerantie van tien BadItems, maar voor compliance-gevoelige mailboxen willen we dit naar nul terugbrengen. Zorg voor een escalatiepad als dat niet lukt.
Plan de MX-cutover op een vrijdagavond. Dat lijkt tegenstrijdig, maar het geeft het team een volledig weekend om eventuele mailflow-issues op te lossen voordat gebruikers maandag weer aan het werk gaan.
Na de cutover
Hyper-care periode van twee weken. In deze periode is er iedere ochtend een korte check op mailflow, synchronisatiefouten en gebruikersmeldingen. Plan in deze periode géén andere grote IT-wijzigingen. Alles wat misgaat in deze periode wordt anders automatisch aan de migratie toegeschreven.
Ruim de oude omgeving pas op na 30 dagen. Bewaar de oude mailboxen minstens dertig dagen in lezen-alleen modus. Je zou versteld staan hoe vaak er een reminder in een agenda zit die pas na drie weken afgaat en naar de oude adressering verwijst.
Documenteer de eindconfiguratie. Welke transportregels staan er? Welke connectors zijn actief? Wie zit er in welke rol? Dit document is de basis voor het beheer na de migratie en bespaart enorm veel tijd bij de volgende wijziging.
Tot slot
Een Exchange Online migratie is geen techniek-project, het is een communicatie-project met techniek. Zorg dat de gebruikers weten wat er gaat veranderen, wat hetzelfde blijft en waar ze terecht kunnen met vragen. De beste migratie is er één die de gebruikers nauwelijks opmerken.