De situatie
Een in Amsterdam gevestigde internationale non-profit werkte volledig op Google Workspace: Gmail voor e-mail, Google Drive en Shared Drives voor documentopslag, Google Meet voor video, en een reeks externe SaaS-applicaties die via Google SSO waren gekoppeld. De organisatie had medewerkers en vrijwilligers in meerdere landen en werkte samen met grotere partners die volledig op Microsoft 365 draaiden.
De beslissing om over te stappen naar M365 was strategisch: betere aansluiting bij de werkwijze van partners en financiers, meer controle over gevoelige rapport- en meetdata via Microsoft Purview, en een uniforme samenwerkingstool (Teams) ter vervanging van de losse combinatie van Meet, Slack en e-mail.
De aanpak
Ik heb de migratie end-to-end begeleid, van inventarisatie tot post-cutover support.
Inventarisatie en planning: De eerste stap was een volledige inventarisatie van de Google-omgeving: gebruikers, groepen, Shared Drives (structuur en eigenaarschap), Gmail-labels, en alle gekoppelde applicaties die via Google OAuth authenticeerden. Op basis hiervan is een M365-architectuur ontworpen: Exchange Online voor mail, SharePoint Online en OneDrive voor opslag, Teams als samenwerkingsplatform, en Entra ID als identity provider voor de SSO-koppelingen.
Google Workspace naar M365 (BitTitan MigrationWiz): Gmail en Google Agenda zijn gemigreerd via BitTitan MigrationWiz. Google Drive en Shared Drives zijn gemigreerd naar OneDrive respectievelijk SharePoint via MigrationWiz en manuele overdracht voor de complexere Shared Drive-structuren. Labels en mappenstructuren zijn zoveel mogelijk vertaald, met een overdrachtsoverzicht per gebruiker.
Applicatiekoppelingen opnieuw inrichten: Alle externe SaaS-tools die via Google SSO waren gekoppeld, zijn opnieuw geconfigureerd voor Entra ID SSO (SAML of OIDC). Dit betrof onder meer het projectmanagementsysteem, het donateursbeheersysteem en de rapportagetools van de financieringspartners. De OAuth-apps die niet konden worden overgezet zijn geëvalueerd op alternatief of handmatig aanmelden.
Teams-adoptie: Voor een internationale organisatie met medewerkers in meerdere tijdzones was de communicatiecontinuïteit tijdens de cutover het kritiekste punt. Per team is een Teams-kanaalstructuur opgezet die aansloot bij de bestaande werkwijze. Twee korte trainingssessies (via Teams zelf) zorgden voor een zachte landing.
Het resultaat
Na acht weken werkte de volledige organisatie op M365. Gmail is volledig migreerd naar Exchange Online, Google Drive is vervangen door SharePoint en OneDrive, en Teams heeft Google Meet en de losstaande Slack-workspace vervangen. Alle kritieke SSO-koppelingen zijn operationeel op Entra ID.
Het gebruik van Google-producten is volledig beëindigd; de licentiekosten dalen door consolidatie op M365. De samenwerking met partnerorganisaties — die allen op M365 draaien — is zichtbaar verbeterd door de native integratie van Teams en SharePoint.
Waarom dit werkte
Google-naar-M365-migraties zijn technisch uitdagender dan M365-naar-M365, onder meer omdat Google-mappenstructuren en permissies niet één-op-één vertaalbaar zijn naar SharePoint. Het verschil zat in de inventarisatiefase: door vooraf precies in kaart te brengen wat er in Google Drive stond en hoe het gebruikt werd, konden we bewuste keuzes maken over wat wél werd gemigreerd, wat werd heringericht en wat werd achtergelaten. Geen blinde kopie van de old school structuur, maar een schone start met behoud van wat echt belangrijk was.