De situatie
De groep waar Triple deel van uitmaakt, bestond uit vijf bedrijven met elk een eigen tenant. Drie daarvan draaiden op Microsoft 365, twee op Google Workspace. De organisaties waren internationaal verspreid, met verschillende domeinen, identity providers en beveiligingsbeleidsregels.
De businessvraag was strategisch: alle bedrijven zouden gezamenlijk onder één nieuw merk, HyperSolid, gaan opereren. Dat vroeg om één IT-fundament: één tenant, één identity store, één governance-model. Zonder dat de individuele bedrijven (Triple en de anderen blijven als labels bestaan) werkdagen productiviteit zouden verliezen.
De aanpak
We begonnen met een volledige inventarisatie per tenant: licenties, mailboxen, Shared Drives, SharePoint-sites, Teams-kanalen, koppelingen met HR- en projectmanagementsystemen, custom scripts en conditional access policies. Op basis daarvan is een consolidatiepad uitgezet waarbij de grootste M365 tenant als doeltenant fungeerde, en de overige vier in vier migratiegolven werden gemigreerd.
Kernonderdelen van de aanpak:
- Nieuwe identity-architectuur in Entra ID met eenduidige UPN-structuur (
user@hypersolid.com) en SSO vanuit het bestaande HR-systeem. - Google Workspace naar M365 migratie voor twee bedrijven: Gmail naar Exchange Online, Shared Drives naar SharePoint, Google Meet naar Teams. Migratie met behoud van mail-historie, attachments en folder-structuur.
- Cross-tenant M365 migratie voor de andere drie: mailbox-, OneDrive- en SharePoint-migratie met behoud van permissies en versiehistorie.
- Gefaseerde cutover in weekenden per land, zodat mailverkeer tijdens werktijden niet stilviel en lokale IT-support tijdens kantooruren bereikbaar bleef.
- Nieuw governance framework met sensitivity labels, retentiebeleid, conditional access policies en een vastgestelde werkwijze voor het aanmaken van Teams en sites.
- Communicatie- en adoptieplan per taal en per bedrijf: korte instructievideo's, FAQ en een pop-up support channel tijdens de eerste week na elke cutover.
Het resultaat
Na zes maanden was de consolidatie afgerond. Alle medewerkers werken nu op één @hypersolid.com identiteit, met één set aan policies en één plek voor compliance-rapportages. Dubbele licenties zijn uitgefaseerd, externe sharing is centraal gecontroleerd en het applicatiebeheer is sterk vereenvoudigd.
Belangrijker dan het kostenvoordeel: de nieuwe merkpropositie HyperSolid kon op dag één ook technisch zichtbaar worden, zonder dat Triple en de andere individuele merken intern hun eigen werkwijze kwijtraakten.
De organisatie heeft na afloop een lichte managed services afspraak gemaakt zodat het governance framework onderhouden blijft en nieuwe medewerkers direct volgens de juiste werkafspraken worden onboarded.
Waarom dit werkte
Drie dingen maakten het verschil. Ten eerste een fasering waarbij elke golf klein genoeg was om bij te sturen, zodat een probleem in land A niet doorsloeg naar land B. Ten tweede duidelijke rollen: wie besluit over welke SharePoint-sites meegaan, wie communiceert naar medewerkers, wie valideert technisch. Ten derde een no-surprise aanpak: elke cutover werd eerst in een testomgeving doorlopen, en elke migratie is met een korte post-mortem afgesloten om verbeteringen direct mee te nemen.
Complexe internationale consolidatie, zonder gedoe voor de mensen die gewoon door moesten werken. Soner kent de techniek, maar denkt vooral mee met de organisatie.